Jakmile si osvojíte umění plánování schůzek v Outlooku, můžete se vyhnout e-mailům s žádostí o schůzku tam a zpět, abyste vyřešili konflikty v plánu. Od používání funkcí, jako je sdílený kalendář, po nastavení chytrých připomenutí, vaše plánování může být výrazně vylepšeno. Dáme vám praktické tipy a chytré techniky, které vám pomohou efektivně organizovat schůzky, ušetřit čas a z každé schůzky vytěžit maximum. Zde je několik užitečných tipů, které vám pomohou zjednodušit proces plánování. Podívejte se na snadné způsoby, jak přizpůsobit Outlook a přizpůsobit jej svým preferencím.
1. Naplánujte si opakující se schůzky
Opakované schůzky v aplikaci Outlook mohou přestat přecházet mezi schůzkami, které se pravidelně konají. Můžete nastavit opakované schůzky pro události, jako je týdenní synchronizace týmu nebo měsíční přihlášení zákazníků.
Začněte vytvořením nové schůzky a přidáním účastníků, místa a času jako obvykle. Poté klikněte na „Nastavit schůzku jako opakovanou“ a uveďte, jak často se bude schůzka konat, týdně, měsíčně nebo v určité dny, jako je první pondělí každého měsíce. Až budete s nastavením spokojeni, klepněte na Uložit a poté na Odeslat. Účastníci obdrží jednu pozvánku, která odráží opakující se vzorec.
Jak se potřeby mění, nezapomeňte znovu navštěvovat svá opakující se setkání. Můžete snadno upravit frekvenci a čas nebo dokonce zrušit vlákno z původní pozvánky na schůzku.
2. Využijte skupinové průzkumy dostupnosti
Koordinace velkých skupin se může zdát jako logistická noční můra, zvláště když se snažíte vyhovět rozvrhu všech. Namísto spoléhání se na e-maily tam a zpět má Outlook vestavěnou funkci vytváření anket a plánování schůzek, která celý proces zjednodušuje.
Tato užitečná funkce vám umožňuje navrhnout účastníkům více časů schůzek. Jednoduše hlasují o možnostech a Outlook automaticky naplánuje schůzku na základě výsledků.
Chcete-li použít tuto funkci, začněte vytvořením nové žádosti o schůzku a přidáním účastníků, ale místo výběru konkrétního času klikněte na tlačítko Rozvrh průzkumu V kapele. Poté můžete navrhnout více možností data a času schůzky a Outlook automaticky navrhne nejvhodnější možnosti na základě dostupnosti účastníků.
Jakmile vyberete časová období, která vám vyhovují, klikněte na tlačítko Další a zkontrolujte nastavení průzkumu a v případě potřeby je upravte a poté klikněte na Vytvořit průzkum. Outlook vytvoří nový e-mail s průzkumem pro účastníky, aby mohli hlasovat v preferovaných časech. Jakmile všichni hlasovali, Outlook naplánuje schůzku na nejoblíbenější čas a odešle potvrzení.
Tato funkce vám nejen šetří čas, ale také zvyšuje šanci na lepší docházku, protože každý má slovo, když se schůzka koná. Prozkoumejte výkonné nástroje pro plánování schůzek a najděte časy, které vyhovují všem.
3. Sdílejte agendy pro transparentnost
Sdílení kalendářů v Outlooku je skvělý způsob, jak zlepšit týmovou komunikaci a odstranit zprávy „Jste dostupní na…?“. Pokračování. Sdílením kalendáře mohou vaši kolegové vidět vaši dostupnost a plánovat schůzky efektivněji.
Chcete-li to provést, otevřete svůj kalendář, klikněte na tlačítko Sdílet v horní liště a z rozbalovací nabídky vyberte kalendář, který chcete sdílet. Můžete také kliknout pravým tlačítkem na kalendář v navigačním podokně a vybrat „Sdílení a oprávnění“.
Odtud zadejte e-mailovou adresu osoby, se kterou chcete kalendář sdílet, a vyberte úroveň přístupu, kterou chcete udělit. Tento přístup se může pohybovat od jednoduchého zobrazení, zda jste zaneprázdněni nebo dostupní, až po plné oprávnění k úpravám kalendáře.
Po sdílení obdrží členové týmu e-mailovou pozvánku k zobrazení vašeho kalendáře a mohou okamžitě začít efektivněji koordinovat. Sdílení kalendářů v Outlooku pomáhá kultivovat kulturu otevřenosti a zlepšuje spolupráci v rámci vašeho týmu nebo organizace.
poznámka: Outlook také nabízí celopodnikovou možnost, kde můžete nastavit výchozí nastavení sdílení kalendáře pro všechny ve vaší společnosti, čímž všem zaměstnancům poskytnete základní úroveň přístupu k vaší dostupnosti.
4. Proměňte e-maily na schůzky
Často po dlouhé e-mailové diskusi vyjde najevo, že k dosažení pokroku je nezbytná schůzka. Namísto ručního vytváření pozvánky na schůzku od začátku vám Outlook umožňuje převést e-mailová vlákna přímo na události kalendáře.
E-mail můžete jednoduše přetáhnout z doručené pošty na ikonu kalendáře v navigačním podokně. Outlook automaticky vytvoří novou pozvánku na schůzku s předmětem e-mailu jako nadpisem a obsahem e-mailu v těle. Poté můžete nastavit čas, přidat účastníky a odeslat pozvánku.
Dalším způsobem je použití možnosti Odpovědět na schůzku. To je užitečné zejména při odpovídání na e-mail s žádostí o schůzku. Otevřete e-mail a klikněte Odpovězte na schůzce Na pásce. Tím se vytvoří předem vyplněná žádost o schůzku s odesílatelem e-mailu jako účastníkem a obsaženým obsahem e-mailu, jako je tento e-mail zákaznické podpory, který jste převedli na servisní schůzku.
Převádění e-mailů na schůzky zlepšuje váš celkový pracovní postup a pomáhá vám snadno sledovat korespondenci související s konkrétními schůzkami, přičemž všechny relevantní informace máte na jednom místě.
rada: Pokud má vaše organizace licenci Copilot pro Microsoft 365, můžete použít Copilot k naplánování schůzky z e-mailového vlákna. Výběrem možnosti „Naplánovat s Copilotem“ Copilot zkontroluje e-mail, automaticky přidá název a program schůzky, přidá vlákno e-mailu a vytvoří pozvánku na schůzku.
5. Nastavte pracovní dobu, abyste předešli konfliktům
Je trapné zjistit, že máte v Outlooku dvojitou rezervaci a musíte poslat e-mail „Mám další schůzku“. Nebo je pro vás pozdě večer domluvená schůzka se vzdáleným kolegou.
Nastavením pracovní doby v Outlooku se můžete vyhnout těmto chybám v plánování a pomoci vám udržet zdravou rovnováhu mezi pracovním a soukromým životem.
V nastavení Outlooku přejděte do části Pracovní doba a oblast a vyberte obvyklé pracovní dny a hodiny. To pomůže ostatním naplánovat schůzky, které lépe vyhovují vašemu plánu. V části Časová pásma také vyberte své časové pásmo a řekněte Outlooku, pokud chcete, aby vám bylo připomenuto, že máte aktualizovat své časové pásmo, když cestujete napříč časovými pásmy.
6. Používejte nástroje třetích stran
Přestože Outlook nabízí řadu funkcí pro zlepšení pracovních postupů plánování, můžete ke zlepšení plánování použít nástroje třetích stran, zejména u lidí mimo vaši organizaci. Nástroje jako Calendly, Cal.com, Lemcal a Doodle se integrují s aplikací Outlook a mohou být neuvěřitelně užitečné pro plánování externích klientů nebo kontaktů.
Například Calendly a Doodle se synchronizují se všemi vašimi kalendáři, aby se zabránilo dvojitým rezervacím a poskytly ostatním jednoduché rozhraní pro plánování schůzek na základě vaší dostupnosti. Můžete přizpůsobit typy událostí, nastavit další časové úseky a dokonce vytvořit plány soutěží pro týmy.
rada: Nejlepším způsobem, jak zjednodušit plánování v rámci vaší organizace, je použít Outlook Scheduling Assistant. Poskytuje jasnou vizuální reprezentaci dostupnosti účastníků, takže můžete rychle vybrat vhodné časy schůzek. Pomůže vám také identifikovat a rezervovat dostupné zasedací místnosti.
Integrací funkcí aplikace Outlook a nástrojů třetích stran do pracovního postupu plánování můžete výrazně snížit čas a úsilí, které strávíte organizováním schůzek, takže se můžete soustředit na důležitější úkoly. Udělejte si čas na prozkoumání těchto funkcí a najděte konfiguraci, která nejlépe vyhovuje vašim potřebám. Podívejte se nyní na nejlepší bezplatné alternativy aplikace Outlook pro Windows.
