Pokud pracujete v týmu a chcete efektivněji komunikovat a sdílet e-maily se svými kolegy, přidání sdílené poštovní schránky v Outlooku by mohlo být perfektní řešení. To vám pomůže snadno spravovat příchozí a odchozí zprávy, usnadní spolupráci a sníží možnost ztráty důležitých informací.
Pokud máte přístup ke sdílené poštovní schránce z vaší organizace, budete ji muset přidat do klienta Outlook. Zjistěte, jak to udělat v systému macOS, Windows 11 a na webu. Podívejte se na snadné způsoby, jak přizpůsobit Outlook a přizpůsobit jej svým preferencím.
Co je sdílená poštovní schránka a proč je užitečná?
Sdílená poštovní schránka, podobná sdílené doručené poště, je jednoduše e-mailová adresa, ke které mají oprávnění uživatelé přístup ze svého klienta Outlook na počítači a na webu. Když někdo odpoví na zprávu odeslanou do sdílené poštovní schránky, zdá se, že pochází ze sdílené adresy, nikoli od jednotlivého uživatele.
Sdílenou poštovní schránku můžete chtít používat z různých důvodů. Jednak jej lze využít jako centrální schránku, kam všechny emaily na konkrétní adresu dorazí do jedné schránky. Pokud má organizace různá oddělení, jako je HR, podpora, finance a IT, může každé používat svou vlastní sdílenou poštovní schránku.
Běžnou poštovní schránku můžete dočasně převést na sdílenou poštovní schránku, abyste ušetřili náklady na licence. Můžete jej také použít jako e-mailový účet bez odpovědi nebo jako sdílenou aplikaci týmového kalendáře v klasickém klientovi Outlook.
Existují však určitá omezení. Ve výchozím nastavení má každá sdílená poštovní schránka 50 GB úložného prostoru. Pokud limit překročíte, je k přidělení více úložného prostoru vyžadována další licence. Přestože sdílená poštovní schránka může pojmout až 25 uživatelů najednou, může být nepohodlné, pokud k ní přistupuje příliš mnoho uživatelů současně.
Jak přidat sdílenou poštovní schránku do Outlooku ve Windows
Než budete moci přidat sdílenou poštovní schránku do Outlooku, váš správce Office 365 musí vašemu účtu udělit potřebná oprávnění. Jakmile k tomu dojde, sdílená poštovní schránka se objeví ve vašem účtu při příštím spuštění aplikace Outlook.
Pokud ne, můžete jej přidat ručně:
- V Outlooku klikněte pravým tlačítkem na název účtu a vyberte Přidejte sdílenou složku nebo poštovní schránku .
- V dialogovém okně Přidat sdílenou složku nebo poštovní schránku zadejte adresu sdílené poštovní schránky. Pak klikněte přidání.
- Po chvíli by se vaše sdílená poštovní schránka měla objevit ve spodní části vašeho e-mailového účtu. Pokud se zobrazí chyba oprávnění, obraťte se na svého správce Office 365 a ujistěte se, že máte potřebný přístup.
Pokud sdílenou poštovní schránku hned nevidíte, kliknutím rozbalte složku Sdíleno se mnou a zobrazte ji. Toto je výchozí zobrazení v novém klientovi Outlook. Bohužel neexistuje způsob, jak jej odstranit ze složky Shared with Me a vypadat jako soukromý účet, jako u klasického klienta Outlook.
Chcete-li odeslat e-mailové zprávy prostřednictvím sdílené poštovní schránky nebo jako sdílené poštovní schránky, klepněte na Nový příspěvek. Poté klikněte na rozevírací nabídku Od a vyberte adresu sdílené poštovní schránky. Zadejte svou e-mailovou adresu a klikněte na ‚Odeslat‘.
Přidejte sdílenou poštovní schránku do klasického Outlooku
Pokud používáte klasického klienta Outlook, můžete do něj přidat sdílenou poštovní schránku podle následujících kroků:
- Otevřete klasického klienta Outlook, klikněte na Soubor, klikněte na Nastavení účtu a znovu zvolte Nastavení účtu.
- V dialogovém okně Nastavení účtu vyberte svůj pracovní e-mailový účet a klikněte na Změnit.
- Vyberte si více
الإعدادات -> خيارات مُتقدمة -> إضافة. - Zadejte e-mailovou adresu sdílené poštovní schránky a klikněte na OK.
- Klikněte na „Použít“ a „OK“ pro uložení změn.
- Vyberte „Další“ -> „Dokončit“ -> „Zavřít“.
Pokud je možnost Přidat zašedlá, pravděpodobně máte ve stejném profilu aplikace Outlook nastaveno více účtů Exchange. Chcete-li tento problém vyřešit, vytvořte nový profil a přidejte pouze účet přidružený ke sdílené poštovní schránce. Až budete hotovi, měla by být k dispozici možnost „Přidat“.
Chcete-li vytvořit nový profil aplikace Outlook:
- Přejít na
ملف -> إعدادات الحساب -> إدارة الملف الشخصي.
- V dialogovém okně Nastavení e-mailu klikněte na Zobrazit profily.
- Na kartě Obecné klikněte na Přidat, zadejte název nového profilu a klikněte na OK.
- Zadejte informace o účtu přidružené ke sdílené poštovní schránce, kterou chcete přidat. Zadejte tedy své jméno, e-mailovou adresu a heslo a klikněte na ‚Další‘. Dokončete přidání účtu podle pokynů na obrazovce.
- Vraťte se do dialogového okna E-mail a kliknutím na OK uložte změny.
Když je váš nový profil připraven, opakujte kroky pro přidání sdílené poštovní schránky. Chcete-li změnit svůj profil aplikace Outlook, přejděte na ملف -> إعدادات الحساب -> تغيير الملف الشخصيa potom klepněte na tlačítko OK zavřete aplikaci Outlook. Restartujte aplikaci Outlook, vyberte preferovaný profil a klikněte na OK.
Jak přidat sdílenou poštovní schránku do Outlooku na macOS
Přidání sdílené poštovní schránky do klienta Outlook v systému macOS je jednoduchý proces. Jak na to:
- Otevřete klienta Outlook a klikněte na Nabídka NástrojeA vybírejte účty.
- Vyberte účet, který má přístup ke sdílené poštovní schránce. Pak si vyberte Delegování a účast.
- Otevřete kartu Sdíleno se mnou.
- Kliknutím na ikonu plus (+) přidáte sdílenou nebo delegovanou poštovní schránku.
- Zadejte e-mailovou adresu sdílené poštovní schránky a vyberte ji z výsledku vyhledávání.
- Klikněte přidání. Aplikace Outlook zkontroluje potřebná oprávnění a přidá sdílenou poštovní schránku. Až budete hotovi, klikněte Bylo dokončeno.
Nová sdílená poštovní schránka se zobrazí jako samostatný účet pod vaším stávajícím účtem Outlook. Podívejte se, jak odvolat nebo nahradit e-mailovou zprávu odeslanou v Outlooku.
Přidejte sdílenou poštovní schránku do klasického Outlooku na Macu
Přidání sdílené poštovní schránky do staršího Outlooku na Macu je trochu jiné. Jak na to:
- Otevřete nabídku ve starším klientovi Outlook Nástroje A vybírejte účty.
- Kliknutím otevřete Pokročilé možnosti Poté kartu otevřete komisaři.
- Klikněte na tlačítko + (Přidat).
- Zadejte název vaší sdílené poštovní schránky nebo e-mailové adresy a vyberte ji.
- Klikněte přidání Pak klikněte souhlasit Chcete-li uložit změny.
Přidejte sdílenou poštovní schránku do Outlooku na webu
Pokud používáte Microsoft Outlook Online, přidejte sdílenou poštovní schránku takto:
- Přihlaste se do Outlooku na webu.
- Klikněte pravým tlačítkem na boční panel složky A vybírejte Přidejte sdílenou složku nebo poštovní schránku.
- Ve vyskakovacím okně zadejte a vyberte adresu sdílené poštovní schránky. Pak klikněte přidání.
Přidání sdílené poštovní schránky v aplikaci Outlook vám a vašim kolegům umožní efektivněji spravovat e-maily, což usnadňuje komunikaci a spolupráci mezi členy týmu. Pomocí jednoduchých kroků můžete tuto funkci aktivovat a využít ji k uspořádání zpráv a zjednodušení každodenní práce. Pomocí těchto rychlých tipů se nyní dozvíte, jak zajistit, aby Outlook méně rušil.
