Přestože jsou Dokumenty Google široce používány jako textový procesor, nabízí řadu dalších a užitečných funkcí pro správu úkolů, včetně spolupráce v reálném čase, sledování úkolů a integrace kalendáře, což z něj činí ideální volbu pro efektivní organizaci a koordinaci práce. Můžete snadno sledovat průběh úkolů, vytvářet plány a nastavovat priority práce. Dokumenty Google poskytují rychlý přístup z jakéhokoli zařízení připojeného k internetu, což z něj činí pohodlnou volbu pro každého, kdo chce zvýšit svou produktivitu a hladce organizovat své úkoly. Zde je návod, jak používat Dokumenty Google ke správě úkolů. Podívejte se na naše srovnání mezi aplikacemi Microsoft Word a Dokumenty Google: kdo vyhraje?
1. Nastavte svůj projekt v Dokumentech Google
Pokud často používáte Dokumenty Google, zejména pokud spolupracujete s ostatními, může být obtížné sledovat všechny své dokumenty. Proto je nezbytné začít se silným organizačním základem, aby se Dokumenty Google staly účinným nástrojem pro správu úkolů. Soubory Dokumentů Google, které vytvoříte, jsou hostovány na Disku Google a existuje několik způsobů, jak své soubory na Disku Google uspořádat jako profesionál.
Vytvořte novou složku pro každý projekt
Vytvořením samostatných složek pro každý projekt na Disku Google můžete snadněji najít a spravovat všechny dokumenty související s konkrétním projektem.
Vytvořte podsložky pro každou fázi projektu
Někdy může být nutné rozdělit hlavní složky do podsložek, zejména při práci s většími a složitějšími projekty.
poznámka: Čím větší je projekt (složka) a čím více lidí je zapojeno, tím důležitější je mít dobře organizovanou strukturu složek a konzistentní, jasný systém pojmenování souborů a dokumentů.
2. Sledujte a spravujte úkoly pomocí chytrých čipů
Jakmile definujete strukturu projektu, potřebujete způsob, jak spravovat své úkoly a sledovat jejich průběh. Plán produktu a kontrolní seznamy jsou některé z nejužitečnějších chytrých snímků v Dokumentech Google pro správu úkolů.
Vložte plán produktu pro sledování úkolů
Produktový plán ukazuje stav různých úkolů, což usnadňuje sledování toho, kdo je za co zodpovědný a celkový pokrok projektu. Chcete-li přidat plán produktu do Dokumentů Google:
Předformátovaná šablona plánu obsahuje pole pro projekt, stav, související soubory a poznámky. Cestovní mapu můžete použít tak, jak je, nebo ji přizpůsobit konkrétním potřebám projektu. Chcete-li text upravit, klikněte na jedno ze standardních polí. Chcete-li přidat další řádky nebo sloupce, klikněte pravým tlačítkem na tabulku a vyberte jednu z relevantních možností, například Vložit řádek nahoře nebo Vložit sloupec vlevo. Podívejte se na Naučte se efektivně psát a formátovat Dokumenty Google pomocí Markdown.
Ke správě úkolů používejte kontrolní seznamy
Ne vždy potřebujete speciální aplikaci pro správu úkolů pro vaše osobní nebo profesionální potřeby; Pomocí aplikací, které již používáte, jako jsou Dokumenty Google, můžete vytvořit seznam nejlepších úkolů. Kontrolní seznamy v Dokumentech Google poskytují intuitivní způsob správy úkolů. Zde je návod, jak používat kontrolní seznamy ke správě úkolů v Dokumentech Google:
3. Spolupracujte a komunikujte se svým týmem
Jedním z hlavních důvodů, proč ke správě úkolů používat Dokumenty Google, jsou funkce pro spolupráci a komunikaci. Můžete snadno sdílet dokument se svým týmem, přidělovat úkoly konkrétním lidem a sledovat pokrok v reálném čase. Zde je bližší pohled:
Sdílejte dokumenty a řiďte přístup
Namísto zasílání dokumentů e-mailem tam a zpět zajišťuje sdílení dokumentů Google, že všichni pracují na stejném souboru. Chcete-li sdílet soubor Dokumentů Google, klikněte na tlačítko Sdílet v horním rohu. Poté zadejte e-mailové adresy lidí, se kterými chcete spolupracovat (musí mít účet Google). Nakonec vyberte jejich úroveň přístupu: Zobrazit, Komentář nebo Upravit.
rada: Můžete také vytvořit odkaz ke sdílení pro širší přístup. Podívejte se na kompletní průvodce používáním nástrojů pro spolupráci v Dokumentech Google.
Sledujte změny dokumentu
Poté, co členům týmu udělíte přístup, možná budete chtít sledovat změny v dokumentu. Dokumenty Google automaticky ukládají historii verzí pro každou změnu. Tyto změny můžete zobrazit tak, že přejdete na Soubor -> Historie verzí -> Zobrazit historii verzí. Zde najdete časovou osu všech úprav, která ukazuje, kdo a kdy jednotlivé změny provedl.
Použijte režim návrhů pro větší kontrolu nad změnami. V tomto režimu se úpravy zobrazují jako návrhy, což usnadňuje sledování a schvalování konkrétních úprav. Klikněte na ikonu Upravit (obvykle „Upravit“ nebo „Zobrazit“) pod tlačítkem Sdílet v horním rohu obrazovky a vyberte návrh.
Přidělujte úkoly pomocí komentářů
Úkoly můžete zadávat přímo v Dokumentech Google pomocí funkce komentování. Jednoduše vyberte příslušný text nebo úkol a klikněte (Přidejte komentář) do postranního panelu a poté zadejte symbol @ následovaný jménem osoby nebo e-mailovou adresou. Tím se zobrazí zaškrtávací políčko „Nastavit na“. [جهة الاتصال]“ — vyberte jej a klikněte na tlačítko „Nastavit“.
Vytvářejte koncepty e-mailů v Dokumentech
Pro rychlou komunikaci můžete napsat e-mailovou zprávu přímo v dokumentu. Zadejte symbol @ a zadejte E-mail koncept Chcete-li vytvořit šablonu e-mailu. Přidejte příjemce, předmět a obsah e-mailu a klikněte na tlačítko „Náhled v Gmailu“ napravo od formuláře. Tím se automaticky vyplní koncept e-mailu v Gmailu.
Používejte Google Keep, Kalendář a Úkoly na postranním panelu
Pokud k uspořádání svého života používáte Google Keep, Kalendář nebo Úkoly, budete rádi, když budete vědět, že k těmto aplikacím máte přístup v Dokumentech Google. Tyto nástroje na postranním panelu můžete použít k zobrazení nadcházejících událostí, poznámek a úkolů vedle dokumentu.
Jediné, co musíte udělat, je kliknout na ikonu Keep, Kalendář nebo Úkoly na postranním panelu. Keep například používám k rychlému zachycení nápadů, na které bych mohl zapomenout při práci na dokumentu, a Kalendář ke kontrole plánovaných schůzek. Mít tyto nástroje na postranním panelu mi pomáhá vyhnout se nutnosti přepínat mezi více aplikacemi.
Rozšiřte možnosti pomocí dostupných pluginů a šablon
Dokumenty Google nabízí širokou škálu doplňků třetích stran pro zvýšení vaší produktivity. Tyto doplňky poskytují různé funkce, které vylepšují stávající funkce Dokumentů Google. Rozšíření jsou přístupná po instalaci prostřednictvím nabídky Rozšíření a postranního panelu. Na výběr je mnoho pohodlných možností. Jedním z mých oblíbených pluginů je GPT, který využívá umělou inteligenci k provádění různých úkolů, včetně sumarizace textu a vytváření obrázků.
Můžete také použít šablony Dokumentů Google, které vám usnadní život. Šablony šetří čas a námahu a během okamžiku vytvoří profesionálně vypadající dokumenty. Některé příklady užitečných šablon Dokumentů Google zahrnují životopisy, programy schůzek, prezentace a nástroje pro sledování rozpočtu.
Někdy je až překvapivé, jak užitečné jsou Dokumenty Google pro správu úkolů, zvláště vezmeme-li v úvahu, že se jedná především o textový editor. Tyto tipy a triky pro správu úkolů vám mohou pomoci zvýšit produktivitu při používání Dokumentů Google. Nyní se můžete podívat na nejlepší doplňky Dokumentů Google, abyste z nich vytěžili maximum.
